 |
| INSTALLATION DE L'IMPRIMANTE
VIRTUELLE |
L’installation
de l’Imprimante Virtuelle Document Channel se fait en quelques
clics et vous permet de l’ajouter à vos imprimantes habituelles.
Pour installer l’Imprimante Virtuelle Document Channel, il vous
suffit de suivre les instructions des écrans d’installation
: |
 |
 |
Astuce
En cliquant sur Exécuter, l’installation de l’Imprimante
Virtuelle Document Channel, se lance automatiquement et le fichier
imprimante_document_channel.exe (exécutable) est directement
enregistré sur votre poste |
 |
| |
|
|
| |
Info
Il se peut que les paramètres de sécurité
de votre post de travail, ne reconnaissent pas Document Channel
comme un éditeur identifié par votre société. |
 |
| |
Dans
ce cas contactez votre administrateur réseau (service informatique)
pour qu’il valide l’authentification de « Document
Channel ». |
 |
| Les étapes de
l’installation de l’Imprimante Virtuelle Document Channel
: |
 |
|
 |
|
 |
|
 |
| Installation - Ecran 1 |
|
Installation - Ecran 2 |
|
Installation - Ecran 3
Renseignez votre Nom et Société |
|
Installation - Ecran 4
Vous pouvez modifier l'emplacement de votre dossier |
|
 |
 |
 |
|
| Installation - Ecran 5 |
Installation - Ecran 6 |
Installation - Ecran 7 |
|
|
 |
 |
 |
|
|

|
Fin de l’installation
Votre Imprimante Virtuelle Document Channel
est installée sur votre poste, vous devez à
présent la paramétrer.
Pour cela cliquez sur Démarrer/Programmes/Document
Channel/Imprimante Document Channel et choisissez «
Configurer », l’écran de paramétrage
s’affiche.
|
 |
|
|
Les
données de paramétrage « service d’annuaire
», « serveur proxy » et « Port »,
sont fournies à administrateur au moment de la création
du compte de votre société.
Pour connaître le fonctionnement de l’imprimante
virtuelle, consultez la partie « L’envoi
d’un courrier / 2.Imprimante virtuelle Document Channel
»
|
 |
retour
au sommaire |
| PRÉPARER SON
ENVOI PAR COURRIER POSTAL |
| A partir de votre
espace client, dans la rubrique « Téléchargement »,
vous retrouvez l’ensemble des aides et applications téléchargeables,
telle que l’imprimante virtuelle Document Channel.
Cependant pour vous accompagner en amont de votre envoi,
Document Channel vous guide pas à pas dans la réussite
de votre envoi grâce à ce guide d’utilisation. |
| Préparer son
fichier d'adresses |
A chaque envoi, vous
devez déterminer le ou les destinataires à qui
vous souhaitez transmettre votre courrier.
Votre document comporte la ou les adresses des
destinataires :
Dans le cas où vous avez déjà renseigné
l’adresse du (des) destinataire(s) sur votre document
à envoyer et qu’elle est bien positionnée,
vous n’avez pas besoin d’importer un fichier.
Si l’adresse est mal positionnée, c'est-à-dire
qu’elle ne sera pas correctement visible dans la fenêtre
de l’enveloppe, vous en serez averti et vous devrez
alors importer un fichier d’adresse. Nous vous conseillons
par ailleurs de rajouter dans ce cas, une page
porte adresse, afin d’imprimer correctement la bonne
adresse.
Importer ses fichiers d’adresses
Dans le cas d’une adresse mal positionnée
ou si votre document à envoyer ne comporte pas d’adresse
postale, vous avez alors deux choix :
1- Saisir les adresses
Vous pouvez saisir manuellement jusqu’à
10 destinataires.
2- Joindre un ficher d’adresses
au format CSV uniquement
Votre fichier d’adresses n’est
pas limité en nombre de destinataires ni en poids.
Cependant nous vous conseillons en cas d’envoi à
plusieurs milliers d’adresses de scinder votre fichier
afin de ne pas ralentir trop longtemps votre chargement.
Pour ne pas bloquer le processus d’envoi, votre fichier
ne doit pas être protégé par un mot de
passe, ne pas contenir de macro, de document lié, de
colonne masquée ni de tri ou filtre.
|
| |
|
|
 |
 |
Astuce
Comment créer un
document CSV à partir de mon application
Microsoft Excel ?
Si votre fichier est au format Excel (.xls), il vous
suffit de le convertir.
Après avoir saisi vos adresses
sous Microsoft Excel, cliquez sur
"Fichier / Enregistrer sous"
|
|
| Renseignez
le nom de votre document comme à votre habitude
Sélectionnez "CSV"
(séparateur: point-virgule) (*.csv) dans la liste
déroulante des "types de fichiers" |
 |
| Enregistrement
d'un fichier Microsoft Excel en CSV |
|
| |
 |
|
A la fermeture de
votre fichier, un message concernant le format du classeur
s’affiche, cliquez sur « Oui »
pour valider votre enregistrement. Vote fichier d’adresse
est à présent au format .csv prêt à
être utiliser dans le portail Document Channel.
|
|
Votre
fichier est converti ainsi:

|
Optimiser ses fichiers d’adresses
La structure du pavé adresse
Document Channel respecte les 6 règles
de la norme AFNOR concernant l’impression des adresses
postales. Pour faciliter le respect de celles-ci votre fichier
d’adresses, qui sert à construire le pavé
adresse du destinataire, doit respecter certaines obligations :
Le code postal doit, pour un envoi en France,
être composé de 5 chiffres.
Pour ceux qui n’en possèdent que 4, rajoutez
un « 0 » devant.
|
|
|
Astuce
Pour obtenir automatiquement
un « 0 » et garantir votre
code postal, la colonne en question dans votre
fichier d’adresse, doit être au format
« Texte ». Catégorie
Spécial > Code postal » |
|
 |
|
1. Sélectionnez
la colonne, allez dans "Format / Cellule"
2. Dans l'onglet "Nombre",
sélectionnez la catégorie "Spécial",
puis le type "Code postal"
|
 |
| |
|
|
Chaque
ligne du pavé adresse ne doit pas dépasser 38
caractères, espaces compris. Un caractère
peut être une lettre, un chiffre, un signe ou un espace.
Exemple : l’adresse « 3 rue bizot »
est composée de 11 caractères.
Le pavé adresse, placé à droite, doit
être aligné à gauche
L’adresse française est composée de
6 lignes au maximum (7 pour l’international,
la dernière ligne étant réservée
au nom du pays de destination).
Pas de signe de ponctuation, ni d’italique,
ni de souligné à partir de la ligne 4
Les 3 dernières lignes sont toujours
en majuscules
Des informations ordonnées du nominatif (nom et raison
sociale) à la localité du destinataire. Pour
cette raison, lors de l’impression du pavé adresse,
Document Channel respecte l’ordre suivant des informations : |
|
ADRESSE
DU PARTICULIER
1. CIVILITE-TITRE ou QUALITE-PRENOM-NOM
2. N° APP ou BAL-ETAGE-COULOIR-ESC
3. ENTREE-BATIMENT-IMMEUBLE-RESIDENCE
4. NUMERO et LIBELLE DE LA VOIE
5. LIEU DIT ou SERVICE PARTICULIER DE DISTRIBUTION
6. CODE POSTAL et LOCALITE DE DESTINATION ou CODE CEDEX
et LIBELLE CEDEX
La ligne 1 permet d’identifier le
destinataire, la ligne 2 le point de remise.
La ligne 2 correspond à tout ce qui est situé
à l’intérieur d’un bâtiment,
la ligne 3 tout ce qui est à l’extérieur.
Illustration : Cas complexe

Illustration : Cas simple

ADRESSE DE L’ENTREPRISE
RAISON SOCIALE ou
DENOMINATION
IDENTITE DU DESTINATAIRE (Civilité, Prénom,
Nom) et/ou SERVICE
ENTREE-BATIMENT-IMMEUBLE-RESIDENCE-ZI
NUMERO et LIBELLE DE LA VOIE
MENTION SPECIALE et COMMUNE GEOGRAPHIQUE*
CODE POSTAL et LOCALITE DE DESTINATION ou
CODE CEDEX et LIBELLE CEDEX
* si différente
de celle indiquée ligne 6
Illustration

|
|
Astuce
Document Channel vous conseille
de créer les colonnes de votre fichier d’adresses
à partir des champs mentionnés ci-dessus
pour faciliter son impression et l’acheminement
de votre courrier.
|
|
 |
|
Le fichier
Pour éviter toute erreur lors de la
prise en compte de votre fichier, Document Channel vous conseille
par ailleurs de n’avoir qu’une feuille par fichier.

Si votre fichier en comprend plusieurs, c’est
la feuille qui est restée active lors du dernier enregistrement
qui sera prise en compte lors de votre envoi via Document
Channel.
|
|
Astuce
Pour
réduire vos coûts d’envoi, Document
Channel vous conseille de retirer les doublons de vos
fichiers d’adresses en vérifiant
les raisons sociales, les noms ou encore les adresses.
Pour savoir à quelle date vos clients reçoivent
effectivement leur courrier, vous pouvez vous inclure
parmi les destinataires de votre envoi. |
|
 |
|
|
|
|
|
Attention
Les choix d’impression et
d’affranchissement sélectionnés
dans l’Etape 2 « Paramètres
d’envoi et d’affranchissement »
concerneront l’ensemble des destinataires d’un
même fichier. Document Channel vous conseille
donc de créer des fichiers
de destinataires distincts selon la destination de vos
courriers ou selon les options d’affranchissement
choisies. |
|
 |
|
Préparer son document
Format des documents
• Avec Document Channel, vous pouvez
envoyer des documents aux formats suivants :
• Word 1997-2003 (.doc)
• Word 2007 (.docx)
• Adobe Acrobat (.pdf)
Poids des documents
L’ensemble du pli, à savoir le document principal
et éventuellement des pièces jointes, n’est
pas contraint en poids. Cependant, pour éviter que
le processus d’envoi soit trop long, Document Channel
vous conseille de ne pas dépasser 10 Mo par pli.
Police d’impression
Document Channel utilise des polices de caractères
standard de Windows. Le respect de ces règles permettra
aux lecteurs optiques de courrier de trier et diriger sans
ambiguïté les courriers vers leur bonne destination.
Si votre courrier contient une police qui n’est pas
reconnue lors de l’impression, le texte sera alors imprimé
par défaut avec une police de substitution choisie
automatiquement par Document Channel.
Document Channel vous conseille:
• De choisir vos polices parmi la liste suivante :
OCR B (taille 10 à
12)
LUCIDA CONSOLE (taille 10 à 12)
GOTHIC GT2F (taille 12)
LIPAP2 (taille 12)
COURIER NEW (taille 10 à 12)
COURIER (taille 10 à 12)
LETTER GOTHIC (taille 10 à 12)
VERDANA (taille 10 à 12)
OCR A (taille 10 à 12)
BATANG (taille 12)
LUCIDA SANS UNICODE (taille 12)
MONOSPACE (taille 10 à 12)
HELVETICA (taille 10 à 12)
ARIAL (taille 12)
• D’intégrer
en automatique la gamme « TrueType »,
qui permet de lire des polices spéciales que vous utilisez
par d’autres ordinateurs.
|
| |
Astuce
Pour utiliser en automatique les
polices de la gamme "TrueType", allez dans
Microsoft Word dans l’onglet "Outils / Options
/ Enregistrement" et cochez la case "Incorporer
les polices TrueType". |
|
 |
| |

|
|
Pavé adresses du destinataire
Document Channel utilise des enveloppes à fenêtre
simple et non des étiquettes pour faire apparaître
l’adresse du destinataire.
Le pavé adresse est obligatoirement imprimé
sur la première page du document que vous allez envoyer,
afin d’être visible dans la fenêtre de l’enveloppe.
|
|
Astuce
Si vous ne souhaitez pas faire
figurer le pavé adresse du destinataire sur votre
document, vous pouvez opter pour l’ajout d’une
page porte-adresse. |
|
 |
|
|
|
Définition
La page porte adresse correspond
à une page vierge insérée en première
page pour permettre de placer correctement le pavé
adresse dans la fenêtre de l’enveloppe choisie.
|
|
|
|
|
Pour garantir la visibilité des informations, vous
devez respecter les marges, les positionnements et ne mettre
aucune couleur ou autres éléments.
Cliquez
ici pour télécharger un modèle de
document au format PDF comportant le pavé adresse destinataire
correctement positionné.

|
|
|
Astuce
Pour vous aider, vous pouvez télécharger
un exemple de mise en page de courrier à envoyer
dans la rubrique « Téléchargement »
de votre Espace Client Document Channel. |
|
 |
Marges d’impression
Document Channel imprime un code Datamatrix*
sur le bord gauche de chaque recto. Ce code est unique pour
chaque feuille et regroupe toutes les informations nécessaires
à la traçabilité des documents pris en
charge par Document Channel.
Pour pouvoir imprimer correctement ce
code Datamatrix, Document Channel applique à chaque
document les marges d’impression suivantes :
• Les marges tout autour du
document
• La zone du Datamatrix = un carré de
8mm. Ce code est toujours imprimé en Noir&Blanc.
Le numéro qui le suit correspond au code OCR (Reconnaissance
Optique de Caractères), qui n’a pas besoin
d’être sur une zone blanche.
Impression en recto ou en recto verso
Lors de l’impression de votre document, Document Channel
vous propose de l’imprimer de deux façons :
• En recto (impression sur 1 face de la feuille)
• En recto/verso (impression devant et a dos de la
même feuille)
| Document
imprimé en recto seul |
|
Document
imprimé en recto verso |
 |
|
 |
|
|
|
|
| |
Attention
Le choix
que vous faites s’appliquera à l’ensemble
des documents contenu dans votre pli.
Si vous avez un document à imprimer en recto
verso et un autre en recto, il faut alors faire deux
envois distincts. |
|
 |
Retour
au sommaire |
|
| L'ESPACE CLIENT |
| Après vous êtes
identifiés (compte, identification et mot de passe),
vous vous connectez à votre espace client qui vous permet
d’accéder directement : |
1. A votre tableau
de bord personnalisé qui pilote toutes les
fonctions de gestion documentaire proposées
2. Au reporting et suivi de facturation
de votre compte
3. Au téléchargement
de votre imprimante virtuelle Document Channel et autres
supports d’informations
4. A l’administration client
(espace uniquement réservé à l’administrateur
de votre compte)
|
|
 |
|
|
|
 |
|
 |
|
| Identification |
|
Espace client |
|
| Le
tableau de bord Document Channel
A partir de votre tableau de bord vous accédez à
l’ensemble des solutions de gestion documentaire de
Document Channel :
• Envois par courrier postal :
traitement de vos courriers de gestion simples ou recommandés,
noir & blanc ou couleur, avec une remise en poste immédiate
ou programmée ;
• Envois et échanges numériques
(disponible prochainement) : envois et échanges
tout électroniques, adaptés aux envois et
échanges égrenés (de tous les jours),
unitaires ou en nombre, simples ou recommandés ;
• Mise en archivage (disponible
prochainement) : archivage de niveau sécurisé
ou à valeur probatoire avec signature électronique
de tous vos documents pour 1, 3, 6 ou 10 ans ;
• Recherche et consultation de documents archivés
(disponible prochainement) : possibilité de
rechercher et télécharger à tout moment
les documents archivés grâce à une recherche
sécurisée multicritère ;
• Boutique du Marketing Direct en ligne et
de la communication : gestion de l’envoi
par courrier postal de vos mailings de Marketing Direct
(prospection, fidélisation, communication..). Impression
couleur ou noir & blanc, affranchissement Destineo,
etc… ;
• DM Factory : Gestion de vos
campagnes de Marketing Direct au sein d’un réseau.

Chaque utilisateur se voit attribuer des droits
d’accès qui lui permettent d’utiliser toutes
ou parties des fonctions de gestion documentaire proposées.
La colonne « Droit d’accès selon
profil» vous indique les fonctions qui vous sont ou
non accessibles, représentées par les pictogrammes
suivants :
= accès autorisé
= accès non autorisé
Directement sur le tableau de bord, vous pouvez suivre au
quotidien le montant de vos consommations pour le mois en
cours et les consommations cumulées à l’année.
En cliquant sur le bouton « Détails »,
vous accédez à votre espace « Reporting »
qui vous permet de connaître le détail de vos
consommations et commandes (en cours, traités, devis,
factures, etc…).
|
Astuce
Un seuil
de consommation maximum peut être fixé
par l’administrateur du compte pour chaque utilisateur.
En temps réel vous maitrisez totalement votre
budget !
|
|
 |
Retour
au sommaire
|
|
| L’ENVOI D'UN COURRIER
(de gestion ou de marketing direct) |
| Dans
cette partie de l’aide en ligne nous vous proposons
une visite guidée à travers les trois étapes
qui composent l’envoi d’un courrier de gestion
ou de marketing direct au format A4 80g.
Les informations et conseils que vous trouverez ici, concernent
les fonctions :
• Envoi par courrier postal (courrier de gestion)
représentées par des écrans bleus
• Boutique du marketing Direct et de la communication
(message publicitaire de Marketing Direct) représentées
par des écrans violets.

Pour envoyer vos courriers et mailings postaux
3 étapes suffisent :
- Sélection du document
principal et des destinataires
- Sélection des options d’impressions
et d’affranchissement
- Validation du Bon A Tirer (BAT)
Etape 1 :
Document principal et adresse(s) destinataire(s)
Le Document principal
Consultez la partie « Préparer son
envoi par courrier postal » de notre aide en ligne
pour connaître les astuces qui vous aiderons à
rédiger votre courrier de gestion ou de marketing direct
et à positionner correctement le pavé adresse
destinataire.
|
Astuce
Les formats de document autorisés
sont : .doc Word 97-2003 ; .doc Word ;
.pdf |
|
 |
|
Pour choisir votre document principal
deux possibilités s’offrent à
vous :

Connexion
au portail Document Channel
et chargement du fichier |
|
Via
votre application bureautique
par la fonction "imprimer" |
|
1.Téléchargement
du document principal
Sur l’écran « Etape 1 »,
vous téléchargez votre document via le bouton
« Parcourir » et vous précisez
si votre document contient déjà les adresses
destinataires (fichier publiposté) ou si un fichier
d’adresses doit être ajouté :
 |

Chargement du Document principal
en Marketing Direct. |
| |
|
Chargement du Document principal
en courrier de gestion |
|
|
Astuce
Le document principal que vous avez
téléchargé n’est pas celui
que vous souhaitiez ? Il vous suffit simplement de cliquer
à nouveau sur « Parcourir »
et d’associer un nouveau document (word ou pdf)
qui remplacera le fichier précédemment
téléchargé. Vous pouvez effectuer
cette manipulation tant que votre BAT n’est pas
validé (Etape3).
Aucune limitation de poids n’est exigée
pour le chargement de votre document principal. |
|
 |
|
2.
Imprimante Virtuelle Document Channel
A partir de votre document rédigé
dans votre application bureautique, vous accédez directement
à l’Etape 1 d’envoi de courriers de gestion
ou de marketing direct.
Pour cela, il vous suffit d’utiliser la fonction « Imprimer »
et de choisir dans la liste de vos imprimantes habituelles
l’« Imprimante Document Channel »
puis de cliquer sur « OK » : |

Utilisation de l’imprimante
Document Channel
à partir d’un document Microsoft Word
|
L’imprimante
se connecte à la suite bureautique Document Channel
et lors de votre première utilisation vous devez renseigner
vos identifiants fournies par email lors de l’ouverture
de votre compte utilsiateur.
IMPORTANT : Nous vous conseillons de cocher
l’option « Sauvegarder le mot de passe »
ainsi vous n’aurez plus à renseigner cet écran
lors de vos prochains envois par l’imprimante Document
Channel :
Votre authentification enregistrée, vous ętes directement connectés
ŕ votre tableau de bord Document Channel.
Vous choisissez ensuite la fonction en rapport avec la nature
de votre document : pour l’envoi d’un courrier
de gestion vous choisissez la fonction « Envoi
par courrier postal » et pour l’envoi d’un
mailing vous sélectionnez la « Boutique
du Marketing Direct et de la communication ».
Votre fonction choisie, vous êtes donc positionnés
sur l’Etape 1 de votre envoi et votre document principal
est automatiquement reconnu :

Document principal
en courrier de gestion. |

Document principal en Marketing Direct. |
Grâce à l’Imprimante Virtuelle
Document Channel, vous obtenez un gain de temps et une facilité
d’utilisation pour vos envois unitaires et répétitifs
sans quitter votre environnement de travail !
|
Info
Pour en savoir plus sur l’installation
de l’imprimante virtuelle, reportez-vous à
la partie « Installation de l’imprimante
virtuelle » |
 |
Le fichier d’adresses
Si votre document principal n’est pas encore publiposté,
vous avez la possibilité de télécharger
un fichier d’adresses ou de les saisir manuellement.
1.Téléchargement
du fichier d’adresses
En cliquant sur le bouton « Parcourir »
vous importer votre fichier d’adresses de destinataires
qui doit être au format CSV.
 |

Même fonctionnement
en Marketing Direct. |
| |
|
Téléchargement d’un
fichier d’adresses en
Courrier de gestion – Etape 1. |
|
|
|
Astuce
Comment créer un document
CSV à partir de mon application Microsoft
Excel ? (voir avec julien si c’est pareil avec
un autre tableur : lequel ?). Pour plus d’informations,
reportez-vous à la partie « Préparer
son envoi par courrier postal ».
|
|
 |
En cliquant sur « Etape suivante »
vous accédez à une fonction de « Mapping »
qui consiste à faire correspondre les colonnes que
nous avons prédéfinies par défaut avec
les colonnes de votre fichier téléchargé.
En effet l’application Document Channel détecte
la première ligne de votre fichier d’adresse
comme ligne de titre des colonnes qui le compose.
Il vous suffit d’indiquer en face des noms de colonnes
proposées par Document Channel le nom de vos colonnes
à l’aide des listes déroulantes.
La partie droite de l’écran vous permet de visualiser
le résultat sur les deux premiers destinataires de
votre fichier d’adresses.
2. Saisie manuelle des adresses
Pour vos envois en faible nombre, vous pouvez choisir de
saisir manuellement jusqu’à 10 adresses destinataires :
 |

Même focntionnement
en Marketing Direct |
| Saisie manuelle des adresses
destinataires – Etape 1 |
|
Les différents champs à
remplir constitueront le pavé adresse qui se positionne
sur votre document principal. Certains champs sont obligatoires
à la constitution d’un pavé adresses postal :
- Société
ou nom,
- Adresse 1,
- CP
- Ville
Vous pouvez enrichir les informations
du destinataire en renseignant les champs :
- Prénom,
- Adresse 2
- Complément d’adresse
- Pays (s’il ne s’agit pas
de la France)
Pour que l’adresse de votre destinataire
soit imprimée sur une page indépendant et non
directement sur votre document principal, vous pouvez sélectionner
l’option « Ajout d’une page porte adresse ».
Tant que votre commande n’est pas validée,
vous pouvez ajouter de nouveaux destinataires ou modifier
les informations des destinataires préalablement saisis,
grâce au bouton « Saisir/Modifier ».
Un contrôle est effectué à chaque saisie
de destinataire pour assurer que les champs obligatoires ont
été remplis et que le code postal correspond
aux normes postales françaises (5 chiffres). Un message
vous avertit en cas d’erreur pour que vous puissiez
compléter ou rectifier les informations saisies.
|
Info
Les champs, constituant le pavé
adresse du destinataire, ne doivent pas dépasser
38 caractères.
Dans le fichier d’adresses .csv, les caractères
en trop seront tronqués.
En saisie manuelle vous ne pouvez inscrire plus de 38
caractères. |
|
 |
|
|
|
|
Définition
Champ : un champ est une zone
comportant une information saisie manuellement. Exemple :
pour saisir manuellement l’adresse d’un
destinataire, vous devez remplir tous les champs obligatoires
qui le constituent (société, adresse,
CP et ville) |
|
|
Etape 2 :
option d’envoi et d’affranchissement
Modèle d’envoi
Afin de faciliter vos envois réguliers et répétitifs,
vous pouvez sélectionner à l’aide d’une
liste déroulante un modèle d’envoi créé
en amont par l’administrateur de votre compte.
| 
Sélection d’un modèle d’envoi
– Etape 2 |

Même fonctionnement en Marketing Direct. |
En sélectionnant un modèle
d’envoi, l’ensemble des options de l’écran
est déjà défini et ne pourra être
modifié.
C’est l’idéal pour gagner du temps sur
l’envoi de vos courriers de gestion et de marketing
direct !
|
Astuce
Selon les droits d’utilisation
qui vous sont attribués, certaines options peuvent
être ou non accessibles.
Exemple : accès à l’option
N&B mais pas à l’option Couleur. |
|
 |
Délai
de remise à La Poste
Selon l’objet de votre courrier de gestion ou de marketing
direct (communication plus ou moins urgente) vous pouvez soit
choisir une remise à La Poste le plus tôt possible
soit planifier votre envoi en choisissant à l’aide
d’un calendrier la date à laquelle vous prévoyez
la remise à La Poste.
Vous pouvez planifier un envoi sur 1 an glissant (1 an à
partir de la date à laquelle vous enregistrez votre
commande).
| 
Sélection du délai de réalisation
de l’envoi – Etape 2 |

Même fonctionnement en Marketing Direct. |
|
Info
Document Channel, s’engage
à 98% à remettre à La Poste tous
les envois correspondant à une commande passée
avant 14h. |
|
 |
Choix
de l’enveloppe postale
Trois types d’enveloppes vous sont proposés pour
constituer votre pli :
- Enveloppe de format C6
- Enveloppe de format C5
- Enveloppe de format C4
Pour visualiser le type d’enveloppe
proposé et connaître ses caractéristiques,
il vous suffit de cliquer sur les enveloppes miniatures représentées
à côté des noms d’enveloppes.
Pratique, vous savez en un coup d’œil, l’enveloppe
qui correspond au mieux à votre envoi !
 |
Même fonctionnement en Marketing Direct. |
| Sélection du type
d’enveloppe – Etape 2 |
|
| Caractéristiques des
enveloppes : |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
| |
 |
|
 |
|
 |
|
Définition
Pli : un pli postal correspond
à une enveloppe contenant une ou plusieurs feuilles
(document principal, annexes etc…). L’ensemble
de ces éléments forme un pli qui sera
acheminé par La Poste auprès d’un
ou plusieurs destinataires.
|
|
 |
Sélection
de l’affranchissement
Selon le degré d’urgence auquel vous souhaitez
que votre pli soit acheminé par La Poste auprès
de vos destinataires, vous pouvez choisir entre la Lettre
prioritaire et l’Ecopli économique.
 |

Même fonctionnement en Marketing Direct. |
| Sélection de l’affranchissement
– Etape 2 |
|
|
Info
Document Channel mutualise
chaque jour l’ensemble des plis qui arrive sur
sa plateforme et provenant de multiples entreprises
utilisatrices du portail de gestion documentaire Document
Channel. Ainsi, quelque soit le volume que vous envoyez,
nous vous faisons bénéficier automatiquement
d’un tarif avantageux « Grand Compte
toute France » pour l’ensemble de vos
plis. Le délai d’acheminement
indicatif est à J+1 pour 80% des envois (sauf
Destineo qui est exclusivement réservé
à vos envois de Marketing Direct et traité
indépendamment des autres plis). |
|
 |
Lettre
prioritaire :
La Lettre Prioritaire est un service d’envoi urgent
(rapide). La Lettre Prioritaire est adaptée à
la fois pour vos envois égrenés (envois de tous
les jours) ou vos envois en volume.
Affranchissement Lettre prioritaire Grand Compte toute France
:
- 0,475€ (pli
< 35g)
- Délai d’acheminement indicatif : J+2
(80% des envois remis en J+1)
Ecopli économique :
L’Ecopli économique est le service non-prioritaire
d’envois de correspondances. L’Ecopli économique
est adaptée à la fois pour vos envois égrenés
(envois de tous les jours) ou vos envois en volume.
Affranchissement Ecopli économique Grand Compte toute
France :
- 0,425€ (pli < 35g)
- Délai d’acheminement indicatif : J+4
Recommandé :
Pour vos courriers de gestion uniquement (fonction « Envoi
par courrier postal » de votre tableau de bord),
vous préparez vos envois en 3 étapes via le
portail Document Channel et le recommandé sera acheminé
par voie postale auprès du destinataire.

Sélection de du type
de recommandé – Etape 2
Uniquement pour les courriers de gestion
Le Recommandé
25%
La Lettre Recommandée 25% comprend l’impression,
la mise sous pli et la remise à La Poste du recommandé.
Tarif de la « LR 25% » (au pli) :
Le tarif de la Lettre Recommandée 25% est composé
du prix de la page d’impression courrier (selon
le volume cumulé du mois) et du supplément
au pli du recommandé = Prix de la page à
imprimer + supplément par pli de 0,65€ (1 à
1000 recommandés/mois) hors affranchissement
|
Info:
Document Channel a développé
toute une gamme de recommandé électronique.
La première offre actuellement disponible est
le Recommandé 25%, suivront prochainement le
Recommandé 50% et le Recommandé 100% électronique. |
|
 |
Le Recommandé
25% avec AR
Vous pouvez sélectionner un Accusé Réception,
dont le feuillet, attestant la remise au destinataire, vous
sera automatiquement envoyé. En cliquant sur Adresse
Expéditeur, vous renseignez l’adresse expéditeur
qui sera uniquement utilisée pour cet envoi. Vérifiez
alors que votre adresse de retour (adresse expéditeur)
est correcte pour que vous receviez ce feuillet. Par défaut
l’ « Adresse Expéditeur »
correspond à l’adresse de facturation du l’entreprise.
Vous pouvez la changer et indiquer une autre adresse, sans
pour autant changer l’adresse de facturation.

Recommandé 25% - Etape
2
Uniquement en Courrier de gestion
Un affranchissement
spécialement dédié au Marketing Direct
en ligne
La Boutique du Marketing Direct en ligne et de la Communication
vous permet de bénéficier du tarif Destineo
Esprit Libre S1 pour l’envoi de vos mailings
publicitaires. Dans le cadre de l’affranchissement Destineo,
l’adresse expéditeur est directement indiquée
sur l’enveloppe et correspond à l’adresse
saisie dans votre compte Document Channel.
Sélection l’affranchissement
Destineo – Etape 2
Uniquement en Marketing Direct
Destineo
Destineo est une gamme de solutions d’affranchissement
réservée aux envois publicitaires adressés
(message publicitaire, promotionnel ou de communication).
Le portail Document Channel propose l’affranchissement
« Destineo Esprit Libre S1 » au tarif
de :
- 0,33€ (pli < 35g)
- Délai d’acheminement indicatif :
J+7
|
Astuce
Pour bénéficier de
l’affranchissement Destineo
Esprit Libre S1, certaines règles sont à
respecter au niveau de votre pli :
- Votre fichier d’adresses
doit comporter au minimum 400 adresses
destinataires
- Epaisseur : 5mm (avec possibilité
d’une surépaisseur localisée de
1,5mm)
- Dimensions : Minimum :
90*140 mm et Maximum : 162*235 mm, soit
la possibilité d’utiliser uniquement
des enveloppes C6 et C5
- Poids : jusqu’à
35g
D’autres
critères concernant la rédaction de l’adresse
ou le choix de la police de caractère
doivent être également respectés
pour bénéficier de ce tarif. |
|
 |
|
|
|
Info
La gamme
d’affranchissement de Marketing Direct Destineo
remplace depuis le 1er mars 2008 la gamme Postimpact.
Vous pouvez à tout moment simuler votre
coût d’affranchissement en utilisant notre
simulateur Document Channel, disponible sur www.document-channel.com
Pour en savoir plus sur les tarifs d’impressions
et d’affranchissement, consultez l’annexe
tarifaire de votre contrat. |
|
|
Options
d’impression
Les options d’impression, Couleur ou N&B et Recto
ou Recto/Verso, sont appliquées à l’ensemble
des documents composant le pli.
Exemple pour l’option
liée à la Couleur et au N&B :
Votre pli se compose de :
- 1 document principal en couleur (2 feuilles)
- 1 pièce-jointe en N&B (1 feuille)
» Vous sélectionnez l’option
« Couleur » en Etape 2 pour que
votre document s’imprime en couleur
» Le tarif d’impression en
couleur sera retenu pour les 3 feuilles ; le document
principal et la pièce jointe.
Exemple pour l’option liée
au Recto et Recto/Verso :
Votre pli se compose :
- 1 document principal de 2 feuilles
- 1 pièce-jointe de 1 feuille
- 1 pièce-jointe de 4 feuilles
» Vous sélectionnez l’option
« Recto/Verso » en Etape 2 pour
que l’ensemble de vos documents s’impriment
en Recto/Verso
» Votre pli se composera alors de 4 pages :
1 page Recto/Verso (document principal), 1 page simple
(première pièce-jointe) et de 2 pages Recto/Verso
(2ème pièce-jointe).
|
Info:
Si l’option d’impression
en Recto/verso a été sélectionnée
elle s’appliquera à l’ensemble des
documents du pli mais chaque document est traité
individuellement. |
|
 |
Ajout
de pièce-jointe
Les pièces-jointes ajoutées (3 maximum) sont
positionnées dans l’enveloppe dans l’ordre
de leur téléchargement. Elles seront placées
à la suite de votre document principal.

Les pièces-jointes téléchargées
se verront appliquées les options d’impressions
préalablement
sélectionnées pour la totalité du pli
(cf. « Options d’impressions »
ci-dessus)
|
Etape
3 : Validation de votre envoi
L’Etape 3 vous permet de vérifier des informations
que vous avez préalablement enregistrées ainsi
que les caractéristiques de votre envoi avant
de le valider définitivement :

La visualisation du BAT vous permet d’observer que
l’emplacement du pavé adresse et l’enchainement
des documents composants votre pli, sont correctement insérés.
Vous pouvez le vérifier sur les 10 premières
feuilles de votre pli.
|
Info
L'affichage des couleurs dans le
BAT électronique peut être différent
des couleurs imprimée.
Cette étape vous permet également
de prendre connaissance d’une estimation budgétaire
de votre envoi comprenant le coût de la prestation
(HT) et celui de l’affranchissement (TTC). Cette
estimation est le tarif maximum que vous pourriez payer.
Le montant de votre facture finale peut-être inférieur
à cette estimation budgétaire. En effet,
grâce à la mutualisation des plis, Document
Channel vous permet de bénéficier automatiquement
de tarifs avantageux, tant en impression qu’en
affranchissement. |
|
 |
|
|
|
Astuce
Vous souhaitez télécharger
un autre document pour ce
pli ou en changer les options ? Il vous suffit
de cliquer sur « Etape précédente »
pour revenir sur les écrans de l’Etape
2 ou de l’Etape 1. |
|
|
Confirmation
Votre envoi est à présent enregistré
et prêt à être imprimé, mis sous
pli et expédié dans les conditions souhaitées.

Votre numéro de commande vous permet
de suivre
votre envoi (traité, en cours…) dans votre reporting.
|
|
|
| ADMINISTRER VOTRE COMPTE
DOCUMENT CHANNEL |
| Accès à l’administration
client |
A partir de votre Espace
client, vous accédez à la rubrique « Administration
client », qui est un espace réservé
et accessible uniquement à l’administrateur client
ou aux personnes habilitées.
Vous y retrouvez l’ensemble des éléments
possibles à paramétrer pour votre compte.

Espace Client -
Accès à l’espace Administration
Renseignement
des informations de son compte
La première partie permet de renseigner les coordonnées
du compte. Certaines informations sont obligatoirement à
renseigner (celles marquées par un *).
Vous pouvez renseigner par ailleurs une adresse de facturation
différente de celle du compte.

Paramétrages du
compte

1- Plan de classement :
prochainement disponible
2- Création et
modification des groupes utilisateurs (c'est-à-dire
des groupes liés aux droits d’utilisation)
Vous êtes administrateur
et créez d’abord les groupes en fonction des
droits d’utilisation que vous souhaitez leur affecter.
Un groupe pourra rassembler plusieurs utilisateurs
ayant les mêmes droits d’utilisation.
Saisir
le nom du groupe à créer.
Affecter ensuite par nature de prestation les droits de ce
groupe.
Pour
chaque nature de prestations, ouvrez l’accès
en cochant la case « fonction accessible à
partir du tableau de bord » et attribuez ensuite
les droits liés à cette fonction, le tableau
de bord des utilisateurs faisant partis de ce groupe sera
personnalisé automatiquement selon les autorisations
données.
De la même manière, les écrans de commande
de chaque nature de prestation, accessibles à partir
de ce tableau de bord, ne contiendront que les options autorisées.
Pour enregistrer les droits du groupe créés,
cliquez sur valider. Ces droits sont alors modifiables en
sélectionnant le groupe dans l’accueil « Administration
client » et en cliquant sur « Modifier ».

|
|
|
Attention
Si vous
désactivez un groupe, celui-ci ne pourra pas
être réactivé par la suite. Il faudra
en créer un nouveau. La fonction désactiver
sert en fait de fonction de suppression et elle est
définitive. Cependant, la désactivation
d’un groupe ou d’un utilisateur permet de
ne pas supprimer pas l’historique des envois passés
qui sont conservés et toujours visible dans le
reporting. |
|
 |
3- Création et modification
des utilisateurs
A partir de l’accueil Administration
client, vous créez chaque utilisateur.
 |
|
Données personnelles
Pour chacun utilisateur déclaré, vous
renseignez les coordonnées principales et en
particulier l’e-mail. Ces informations permettent
de personnaliser l’espace de chaque utilisateur
et d’envoyer automatiquement les codes d’accès
générés par e-mail.
Vous associez ensuite l’utilisateur à un
groupe. Cette affectation au groupe affecte les droits
d’utilisation précédemment créés
pour le groupe à cet utilisateur en particulier.
|
| |
Administrateur de groupe
La case « Administrateur de groupe »
peut être cochée et permet de donner à
l’utilisateur la fonction d’administrateur
du groupe. Dans ce cas, l’utilisateur disposera
alors, en plus des droits du groupe, la possibilité
de voir le reporting de consommation de l’ensemble
du groupe et de chaque utilisateur de son groupe.
|
| |
Maîtrise budgétaire
Vous pouvez définir pour chaque utilisateur,
un montant des consommations autorisées par mois.
Cette limitation n’est cependant pas obligatoire.
Si vous avez indiquez un montant et dès lors
que ce budget, compte tenu des commandes déjà
passées, est atteint l’utilisateur ne peut
plus commander. Ce montant est révisable en permanence
par vos soins si nécessaire pour débloquer
le passage d’une commande.
|
| |
Identification
Vous devez créer le code identifiant de l’utilisateur
et le re-saisir pour confirmer.
Chaque utilisateur créé reçoit
automatiquement par e-mail ses codes d’accès
et son mot de passe. Il peut alors se rendre, à
son tour, dans l’espace client du site Document
Channel. Il accède directement à son tableau
de bord personnalisé reprenant ses droits d’utilisation.
|
| |
|
|
|
Attention
Pour
l’envoi par courrier postal (courrier de gestion
et marketing direct), ce montant correspond au montant
des prestations autorisées à être
consommées et également le montant d’affranchissement
correspondant. Il est donc important d’estimer
ces deux éléments en amont avant d’indiquer
un budget.
En cas de perte ou d’oubli
du mot de passe. Vous pouvez en tant qu’administrateur,
générer un nouveau mot de passe pour l’utilisateur.
Pour cela, vous saisissez et confirmez son identifiant
et cliquez sur le bouton Mot de passe. Un nouveau mot
de passe sera généré et automatiquement
envoyé par e-mail à l’utilisateur. |
|
 |
|
|
|
| VOTRE REPORTING DOCUMENT
CHANNEL |
| Accès au reporting |
Vous accédez directement
à partir de votre tableau de bord ou de votre espace
client à l’espace Reporting, Suivi et Facturation.

 |
Votre
nom d’utilisateur et groupe est déjà
renseigné lors de votre connexion.
En tant qu’administrateur de groupe, vous pouvez
aussi sélectionner tous ou un des utilisateurs
de votre groupe pour visualiser leur consommation.
|
La
partie gauche de l’écran vous donne accès
au suivi des consommations en temps réel et selon
la nature des prestations commandées.
|
|
A droite, vous accédez à
la liste des factures et aux relevés de facturation
associés.
|
 |
Détail des consommations par nature
de prestation
En cliquant sur
vous découvrez le détail pour chaque nature
de prestation. Par exemple ici, vous affichez le détail
de « Envoi par courrier postal »

Limité à :
indique le montant de consommation fixée comme budget
par nature de prestation.
Cette limitation est fixée par l’administrateur
et ne peut pas être dépassée.
|
|
|
Attention
Ce budget « limité
à » comprend pour les envois par courrier
postal : la prestation et l’affranchissement. |
|
 |
Consommation mois
en cours : indique les montants des consommations
prestations et affranchissement du mois en cours selon l’ensemble
des commandes passées et enregistrées qu’elles
soient en cours de traitement ou déjà traitées.
|
|
|
Attention
Le montant d’affranchissement
est un montant estimé au plus haut. Celui-ci
sera au réel sur la facture et inférieur
ou égal au montant estimé dans le reporting.
|
|
 |
Volume mois en cours
par état : indique les volumes de plis
correspondants aux consommations du mois en cours au total
et par état de traitement.
En cours signifie en cours de production.
Traités correspond à remis à La Poste.
Montant moyen à
la page du mois : est un calcul du rapport entre
le montant de la prestation et le volume en nombre de pages
du mois. Ce calcul est identique pour l’affranchissement
rapporté au nombre de pages.
Cumul conso annuel :
indique les montants des consommations prestations et affranchissement
réalisées depuis le début de l’année
(année civile).
Cumul volume annuel :
indique les volumes de plis correspondants aux consommations
prestations et affranchissement réalisées depuis
le début de l’année (année civile).
Détail des consommations
par commande
En cliquant sur « Détail par date et commande »
vous découvrez l’ensemble des commandes passées
depuis 12 mois par ordre décroissant (de la commande
la plus récente à la plus ancienne) :
 |
| |
Attention
La sélection de l’utilisateur
se fait dans l’écran précédant.
Au niveau du détail, il n’est pas
possible de sélectionner un autre utilisateur.
Si vous êtes administrateur de groupe et
que vous pouvez accéder au détail
des commandes d’un autre utilisateur que
vous-même, retournez sur l’écran
précédant par le bouton « Retour
au reporting global »
et sélectionner un autre utilisateur dans
la liste. Vous retournez ensuite dans le détail
des commandes. |
|
|
| |
|
|
 |
Vous
pouvez délimiter une période de recherche
pour afficher uniquement les commandes de la période
concernée. Sélectionnez la date de début
de période et/ou la date de fin grâce à
un calendrier. Lancer la recherche pour que la liste
des commandes s’affiche selon la période
sélectionnée. Si votre date de début
est vide, les commandes seront prises en compte depuis
le début de l’historique. Si votre date
de fin est laissée vide, les commandes s’afficheront
jusqu’au jour de la sélection.
|
|
|
 |
Les
colonnes Commande et Total, vous permettent de trier la
colonne par ordre croissant ou décroissant selon
le N° de commandes et/ou le Total |
|
|
 |
En
cliquant sur Récapitulatif, vous affichez le contenu
des options, documents et devis relatifs à la commande. |
| |
|
 |
Accéder
à la liste des dernières factures, vous
permet de voir et télécharger vos factures
sur les 12 derniers mois et d’accéder et
télécharger le relevé de facturation
associé. Celui-ci vous permet de disposer du détail
de chaque facture, par groupe d’utilisateurs, utilisateur,
nature de prestation et options. |
|
|
|
|