Aide en ligne - Sommaire

INSTALLATION DE L'IMPRIMANTE VIRTUELLE

PRÉPARER SON ENVOI PAR COURRIER POSTAL
» Préparer son fichier d'adresses
» Le fichier
Optimiser ses fichiers d’adresses
Préparer son document

L'ESPACE CLIENT
• Le tableau de bord Document Channel

L’ENVOI D'UN COURRIER (de gestion ou de marketing direct)
» Etape 1 : Document principal et adresse(s) destinataire(s)
• Le Document principal
• Le fichier d’adresses

» Etape 2 : option d’envoi et d’affranchissement
• Modèle d’envoi
• Délai de remise à La Poste
• Choix de l’enveloppe postale
• Sélection de l’affranchissement
• Options d’impression
• Ajout de pièce-jointe

» Etape 3 : Validation de votre envoi

ADMINISTRER VOTRE COMPTE DOCUMENT CHANNEL
• Accès à l’administration client
• Renseignement des informations de son compte
• Paramétrages du compte

VOTRE REPORTING DOCUMENT CHANNEL
• Accès au reporting

 

INSTALLATION DE L'IMPRIMANTE VIRTUELLE
L’installation de l’Imprimante Virtuelle Document Channel se fait en quelques clics et vous permet de l’ajouter à vos imprimantes habituelles.
Pour installer l’Imprimante Virtuelle Document Channel, il vous suffit de suivre les instructions des écrans d’installation :

Astuce

En cliquant sur Exécuter, l’installation de l’Imprimante Virtuelle Document Channel, se lance automatiquement et le fichier imprimante_document_channel.exe (exécutable) est directement enregistré sur votre poste

     
 

Info

Il se peut que les paramètres de sécurité de votre post de travail, ne reconnaissent pas Document Channel comme un éditeur identifié par votre société.

  Dans ce cas contactez votre administrateur réseau (service informatique) pour qu’il valide l’authentification de « Document Channel ».
Les étapes de l’installation de l’Imprimante Virtuelle Document Channel :
Installation - Ecran 1 Installation - Ecran 2 Installation - Ecran 3
Renseignez votre Nom et Société
Installation - Ecran 4
Vous pouvez modifier l'emplacement de votre dossier
 
Installation - Ecran 5 Installation - Ecran 6 Installation - Ecran 7  
 


Fin de l’installation

Votre Imprimante Virtuelle Document Channel est installée sur votre poste, vous devez à présent la paramétrer.

Pour cela cliquez sur Démarrer/Programmes/Document Channel/Imprimante Document Channel et choisissez « Configurer », l’écran de paramétrage s’affiche.

Les données de paramétrage « service d’annuaire », « serveur proxy » et « Port », sont fournies à administrateur au moment de la création du compte de votre société.

Pour connaître le fonctionnement de l’imprimante virtuelle, consultez la partie  « L’envoi d’un courrier / 2.Imprimante virtuelle Document Channel »

retour au sommaire

PRÉPARER SON ENVOI PAR COURRIER POSTAL
A partir de votre espace client, dans la rubrique « Téléchargement », vous retrouvez l’ensemble des aides et applications téléchargeables, telle que l’imprimante virtuelle Document Channel.

Cependant pour vous accompagner en amont de votre envoi, Document Channel vous guide pas à pas dans la réussite de votre envoi grâce à ce guide d’utilisation.

Préparer son fichier d'adresses

A chaque envoi, vous devez déterminer le ou les destinataires à qui vous souhaitez transmettre votre courrier.

Votre document comporte la ou les adresses des destinataires :

Dans le cas où vous avez déjà renseigné l’adresse du (des) destinataire(s) sur votre document à envoyer et qu’elle est bien positionnée, vous n’avez pas besoin d’importer un fichier.
Si l’adresse est mal positionnée, c'est-à-dire qu’elle ne sera pas correctement visible dans la fenêtre de l’enveloppe, vous en serez averti et vous devrez alors importer un fichier d’adresse. Nous vous conseillons par ailleurs de rajouter dans ce cas, une page porte adresse, afin d’imprimer correctement la bonne adresse.

Importer ses fichiers d’adresses

Dans le cas d’une adresse mal positionnée ou si votre document à envoyer ne comporte pas d’adresse postale, vous avez alors deux choix :

1- Saisir les adresses

Vous pouvez saisir manuellement jusqu’à 10 destinataires.

2- Joindre un ficher d’adresses au format CSV uniquement

Votre fichier d’adresses n’est pas limité en nombre de destinataires ni en poids. Cependant nous vous conseillons en cas d’envoi à plusieurs milliers d’adresses de scinder votre fichier afin de ne pas ralentir trop longtemps votre chargement.
Pour ne pas bloquer le processus d’envoi, votre fichier ne doit pas être protégé par un mot de passe, ne pas contenir de macro, de document lié, de colonne masquée ni de tri ou filtre.

     


Astuce

Comment créer un document CSV à partir de mon application Microsoft Excel ?
Si votre fichier est au format Excel (.xls), il vous suffit de le convertir.

Après avoir saisi vos adresses sous Microsoft Excel, cliquez sur
"Fichier / Enregistrer sous"

 

Renseignez le nom de votre document comme à votre habitude

Sélectionnez "CSV" (séparateur: point-virgule) (*.csv) dans la liste déroulante des "types de fichiers"

Enregistrement d'un fichier Microsoft Excel en CSV
 

 

A la fermeture de votre fichier, un message concernant le format du classeur s’affiche, cliquez sur « Oui » pour valider votre enregistrement. Vote fichier d’adresse est à présent au format .csv prêt à être utiliser dans le portail Document Channel.

 

 

Votre fichier est converti ainsi:

 

Optimiser ses fichiers d’adresses

La structure du pavé adresse

Document Channel respecte les 6 règles de la norme AFNOR concernant l’impression des adresses postales. Pour faciliter le respect de celles-ci votre fichier d’adresses, qui sert à construire le pavé adresse du destinataire, doit respecter certaines obligations :
Le code postal doit, pour un envoi en France, être composé de 5 chiffres. Pour ceux qui n’en possèdent que 4, rajoutez un « 0 » devant.

Astuce

Pour obtenir automatiquement un « 0 » et garantir votre code postal, la colonne en question dans votre fichier d’adresse, doit être au format « Texte ». Catégorie Spécial > Code postal »

 

 

1. Sélectionnez la colonne, allez dans "Format / Cellule"

2. Dans l'onglet "Nombre", sélectionnez la catégorie "Spécial", puis le type "Code postal"

 

   

Chaque ligne du pavé adresse ne doit pas dépasser 38 caractères, espaces compris. Un caractère peut être une lettre, un chiffre, un signe ou un espace. Exemple : l’adresse « 3 rue bizot » est composée de 11 caractères.

Le pavé adresse, placé à droite, doit être aligné à gauche

L’adresse française est composée de 6 lignes au maximum (7 pour l’international, la dernière ligne étant réservée au nom du pays de destination).

Pas de signe de ponctuation, ni d’italique, ni de souligné à partir de la ligne 4

Les 3 dernières lignes sont toujours en majuscules

Des informations ordonnées du nominatif (nom et raison sociale) à la localité du destinataire. Pour cette raison, lors de l’impression du pavé adresse, Document Channel respecte l’ordre suivant des informations :

ADRESSE DU PARTICULIER 

1. CIVILITE-TITRE ou QUALITE-PRENOM-NOM
2. N° APP ou BAL-ETAGE-COULOIR-ESC
3. ENTREE-BATIMENT-IMMEUBLE-RESIDENCE
4. NUMERO et LIBELLE DE LA VOIE
5. LIEU DIT ou SERVICE PARTICULIER DE DISTRIBUTION
6. CODE POSTAL et LOCALITE DE DESTINATION ou CODE CEDEX et LIBELLE CEDEX

La ligne 1 permet d’identifier le destinataire, la ligne 2 le point de remise.
La ligne 2 correspond à tout ce qui est situé à l’intérieur d’un bâtiment, la ligne 3 tout ce qui est à l’extérieur.

Illustration : Cas complexe

Illustration : Cas simple

ADRESSE DE L’ENTREPRISE

RAISON SOCIALE ou DENOMINATION
IDENTITE DU DESTINATAIRE (Civilité, Prénom, Nom) et/ou SERVICE
ENTREE-BATIMENT-IMMEUBLE-RESIDENCE-ZI
NUMERO et LIBELLE DE LA VOIE
MENTION SPECIALE et COMMUNE GEOGRAPHIQUE*
CODE POSTAL et LOCALITE DE DESTINATION ou CODE CEDEX et LIBELLE CEDEX

* si différente de celle indiquée ligne 6

Illustration

Astuce

Document Channel vous conseille de créer les colonnes de votre fichier d’adresses à partir des champs mentionnés ci-dessus pour faciliter son impression et l’acheminement de votre courrier.

 

 

 

Le fichier

Pour éviter toute erreur lors de la prise en compte de votre fichier, Document Channel vous conseille par ailleurs de n’avoir qu’une feuille par fichier.

Si votre fichier en comprend plusieurs, c’est la feuille qui est restée active lors du dernier enregistrement qui sera prise en compte lors de votre envoi via Document Channel.

 


Astuce 

Pour réduire vos coûts d’envoi, Document Channel vous conseille de retirer les doublons de vos fichiers d’adresses en vérifiant
les raisons sociales, les noms ou encore les adresses.
Pour savoir à quelle date vos clients reçoivent effectivement leur courrier, vous pouvez vous inclure parmi les destinataires de votre envoi.

 
   

Attention

Les choix d’impression et d’affranchissement sélectionnés dans l’Etape 2 « Paramètres d’envoi et d’affranchissement » concerneront l’ensemble des destinataires d’un même fichier. Document Channel vous conseille donc de créer des fichiers
de destinataires distincts selon la destination de vos courriers ou selon les options d’affranchissement choisies.

 

 

Préparer son document

Format des documents

• Avec Document Channel, vous pouvez envoyer des documents aux formats suivants :
• Word 1997-2003 (.doc)
• Word 2007 (.docx)
• Adobe Acrobat (.pdf)

Poids des documents
L’ensemble du pli, à savoir le document principal et éventuellement des pièces jointes, n’est pas contraint en poids. Cependant, pour éviter que le processus d’envoi soit trop long, Document Channel vous conseille de ne pas dépasser 10 Mo par pli.

Police d’impression
Document Channel utilise des polices de caractères standard de Windows. Le respect de ces règles permettra aux lecteurs optiques de courrier de trier et diriger sans ambiguïté les courriers vers leur bonne destination.
Si votre courrier contient une police qui n’est pas reconnue lors de l’impression, le texte sera alors imprimé par défaut avec une police de substitution choisie automatiquement par Document Channel.

Document Channel vous conseille:
De choisir vos polices parmi la liste suivante :

OCR B (taille 10 à 12)
LUCIDA CONSOLE (taille 10 à 12)
GOTHIC GT2F (taille 12)
LIPAP2 (taille 12)
COURIER NEW (taille 10 à 12)
COURIER (taille 10 à 12)
LETTER GOTHIC (taille 10 à 12)
VERDANA (taille 10 à 12)
OCR A (taille 10 à 12)
BATANG (taille 12)
LUCIDA SANS UNICODE (taille 12)
MONOSPACE (taille 10 à 12)
HELVETICA (taille 10 à 12)
ARIAL (taille 12)

• D’intégrer en automatique la gamme « TrueType », qui permet de lire des polices spéciales que vous utilisez par d’autres ordinateurs.

 

 

Astuce

Pour utiliser en automatique les polices de la gamme "TrueType", allez dans Microsoft Word dans l’onglet "Outils / Options / Enregistrement" et cochez la case "Incorporer les polices TrueType".

 
 

 


Pavé adresses du destinataire

Document Channel utilise des enveloppes à fenêtre simple et non des étiquettes pour faire apparaître l’adresse du destinataire.
Le pavé adresse est obligatoirement imprimé sur la première page du document que vous allez envoyer, afin d’être visible dans la fenêtre de l’enveloppe.

Astuce

Si vous ne souhaitez pas faire figurer le pavé adresse du destinataire sur votre document, vous pouvez opter pour l’ajout d’une page porte-adresse.

 

 

Définition

La page porte adresse correspond à une page vierge insérée en première page pour permettre de placer correctement le pavé adresse dans la fenêtre de l’enveloppe choisie.

   


Pour garantir la visibilité des informations, vous devez respecter les marges, les positionnements et ne mettre aucune couleur ou autres éléments.

Cliquez ici pour télécharger un modèle de document au format PDF comportant le pavé adresse destinataire correctement positionné.

Astuce

Pour vous aider, vous pouvez télécharger un exemple de mise en page de courrier à envoyer dans la rubrique « Téléchargement » de votre Espace Client Document Channel.

 

Marges d’impression

Document Channel imprime un code Datamatrix* sur le bord gauche de chaque recto. Ce code est unique pour chaque feuille et regroupe toutes les informations nécessaires à la traçabilité des documents pris en charge par Document Channel.

Pour pouvoir imprimer correctement ce code Datamatrix, Document Channel applique à chaque document les marges d’impression suivantes :

• Les marges tout autour du document
• La zone du Datamatrix = un carré de 8mm. Ce code est toujours imprimé en Noir&Blanc. Le numéro qui le suit correspond au code OCR (Reconnaissance Optique de Caractères), qui n’a pas besoin d’être sur une zone blanche.

Impression en recto ou en recto verso

Lors de l’impression de votre document, Document Channel vous propose de l’imprimer de deux façons :

• En recto (impression sur 1 face de la feuille)
• En recto/verso (impression devant et a dos de la même feuille)

Document imprimé en recto seul Document imprimé en recto verso

 

Attention

Le choix que vous faites s’appliquera à l’ensemble des documents contenu dans votre pli.
Si vous avez un document à imprimer en recto verso et un autre en recto, il faut alors faire deux envois distincts.

 

Retour au sommaire

L'ESPACE CLIENT
Après vous êtes identifiés (compte, identification et mot de passe), vous vous connectez à votre espace client qui vous permet d’accéder directement :

1. A votre tableau de bord personnalisé qui pilote toutes les fonctions de gestion documentaire proposées
2. Au reporting et suivi de facturation de votre compte
3. Au téléchargement de votre imprimante virtuelle Document Channel et autres supports d’informations
4. A l’administration client (espace uniquement réservé à l’administrateur de votre compte)

Identification Espace client

Le tableau de bord Document Channel

A partir de votre tableau de bord vous accédez à l’ensemble des solutions de gestion documentaire de Document Channel :

• Envois par courrier postal : traitement de vos courriers de gestion simples ou recommandés, noir & blanc ou couleur, avec une remise en poste immédiate ou programmée ;
• Envois et échanges numériques (disponible prochainement) : envois et échanges tout électroniques, adaptés aux envois et échanges égrenés (de tous les jours), unitaires ou en nombre, simples ou recommandés ;
• Mise en archivage (disponible prochainement) : archivage de niveau sécurisé ou à valeur probatoire avec signature électronique de tous vos documents pour 1, 3, 6 ou 10 ans ;
• Recherche et consultation de documents archivés (disponible prochainement) : possibilité de rechercher et télécharger à tout moment les documents archivés grâce à une recherche sécurisée multicritère ;
• Boutique du Marketing Direct en ligne et de la communication : gestion de l’envoi par courrier postal de vos mailings de Marketing Direct (prospection, fidélisation, communication..). Impression couleur ou noir & blanc, affranchissement Destineo, etc… ;
• DM Factory : Gestion de vos campagnes de Marketing Direct au sein d’un réseau.

 

Chaque utilisateur se voit attribuer des droits d’accès qui lui permettent d’utiliser toutes ou parties des fonctions de gestion documentaire proposées.
La colonne « Droit d’accès selon profil» vous indique les fonctions qui vous sont ou non accessibles, représentées par les pictogrammes suivants :
= accès autorisé
= accès non autorisé

Directement sur le tableau de bord, vous pouvez suivre au quotidien le montant de vos consommations pour le mois en cours et les consommations cumulées à l’année. En cliquant sur le bouton « Détails », vous accédez à votre espace « Reporting » qui vous permet de connaître le détail de vos consommations et commandes (en cours, traités, devis, factures, etc…).

Astuce

Un seuil de consommation maximum peut être fixé par l’administrateur du compte pour chaque utilisateur. En temps réel vous maitrisez totalement votre budget !

 

Retour au sommaire

 

L’ENVOI D'UN COURRIER (de gestion ou de marketing direct)

Dans cette partie de l’aide en ligne nous vous proposons une visite guidée à travers les trois étapes qui composent l’envoi d’un courrier de gestion ou de marketing direct au format A4 80g.
Les informations et conseils que vous trouverez ici, concernent les fonctions :

• Envoi par courrier postal (courrier de gestion) représentées par des écrans bleus
• Boutique du marketing Direct et de la communication (message publicitaire de Marketing Direct) représentées par des écrans violets.

Pour envoyer vos courriers et mailings postaux 3 étapes suffisent :

- Sélection du document principal et des destinataires
- Sélection des options d’impressions et d’affranchissement
- Validation du Bon A Tirer (BAT)

Etape 1 : Document principal et adresse(s) destinataire(s)

Le Document principal
Consultez la partie « Préparer son envoi par courrier postal » de notre aide en ligne pour connaître les astuces qui vous aiderons à rédiger votre courrier de gestion ou de marketing direct et à positionner correctement le pavé adresse destinataire.

Astuce

Les formats de document autorisés sont : .doc Word 97-2003 ; .doc Word ; .pdf

 

 

Pour choisir votre document principal deux possibilités s’offrent à vous :

Connexion au portail Document Channel
et chargement du fichier
  Via votre application bureautique
par la fonction "imprimer"

1.Téléchargement du document principal

Sur l’écran « Etape 1 », vous téléchargez votre document via le bouton « Parcourir » et vous précisez si votre document contient déjà les adresses destinataires (fichier publiposté) ou si un fichier d’adresses doit être ajouté :

Chargement du Document principal
en Marketing Direct.

   
Chargement du Document principal
en courrier de gestion
 

Astuce

Le document principal que vous avez téléchargé n’est pas celui que vous souhaitiez ? Il vous suffit simplement de cliquer à nouveau sur « Parcourir » et d’associer un nouveau document (word ou pdf) qui remplacera le fichier précédemment téléchargé. Vous pouvez effectuer cette manipulation tant que votre BAT n’est pas validé (Etape3).
Aucune limitation de poids n’est exigée pour le chargement de votre document principal.

2. Imprimante Virtuelle Document Channel

A partir de votre document rédigé dans votre application bureautique, vous accédez directement à l’Etape 1 d’envoi de courriers de gestion ou de marketing direct.
Pour cela, il vous suffit d’utiliser la fonction « Imprimer » et de choisir dans la liste de vos imprimantes habituelles l’« Imprimante Document Channel » puis de cliquer sur « OK » :

Utilisation de l’imprimante Document Channel
à partir d’un document Microsoft Word

 

L’imprimante se connecte à la suite bureautique Document Channel et lors de votre première utilisation vous devez renseigner vos identifiants fournies par email lors de l’ouverture de votre compte utilsiateur.
IMPORTANT : Nous vous conseillons de cocher l’option « Sauvegarder le mot de passe » ainsi vous n’aurez plus à renseigner cet écran lors de vos prochains envois par l’imprimante Document Channel :

 

Votre authentification enregistrée, vous ętes directement connectés ŕ votre tableau de bord Document Channel.

Vous choisissez ensuite la fonction en rapport avec la nature de votre document : pour l’envoi d’un courrier de gestion vous choisissez la fonction « Envoi par courrier postal » et pour l’envoi d’un mailing vous sélectionnez la « Boutique du Marketing Direct et de la communication ».
Votre fonction choisie, vous êtes donc positionnés sur l’Etape 1 de votre envoi et votre document principal est automatiquement reconnu :

Document principal
en courrier de gestion.

Document principal en Marketing Direct.

Grâce à l’Imprimante Virtuelle Document Channel, vous obtenez un gain de temps et une facilité d’utilisation pour vos envois unitaires et répétitifs sans quitter votre environnement de travail !

Info

Pour en savoir plus sur l’installation de l’imprimante virtuelle, reportez-vous à la partie « Installation de l’imprimante virtuelle »

Le fichier d’adresses

Si votre document principal n’est pas encore publiposté, vous avez la possibilité de télécharger un fichier d’adresses ou de les saisir manuellement.

1.Téléchargement du fichier d’adresses
En cliquant sur le bouton « Parcourir » vous importer votre fichier d’adresses de destinataires qui doit être au format CSV.

Même fonctionnement en Marketing Direct.

   
Téléchargement d’un fichier d’adresses en
Courrier de gestion – Etape 1.
 

 

 

Astuce

Comment créer un document CSV à partir de mon application Microsoft Excel ? (voir avec julien si c’est pareil avec un autre tableur : lequel ?). Pour plus d’informations, reportez-vous à la partie « Préparer son envoi par courrier postal ».

 

En cliquant sur « Etape suivante » vous accédez à une fonction de « Mapping » qui consiste à faire correspondre les colonnes que nous avons prédéfinies par défaut avec les colonnes de votre fichier téléchargé. En effet l’application Document Channel détecte la première ligne de votre fichier d’adresse comme ligne de titre des colonnes qui le compose.

Correspondance avec les colonnes
de votre fichier
Nom des colonnes Document Channel

Même fonctionnement en Marketing Direct.

Résultat sur les deux premières adresses
  Mapping en Courrier de gestion – Etape 1  

Il vous suffit d’indiquer en face des noms de colonnes proposées par Document Channel le nom de vos colonnes à l’aide des listes déroulantes.
La partie droite de l’écran vous permet de visualiser le résultat sur les deux premiers destinataires de votre fichier d’adresses.

2. Saisie manuelle des adresses

Pour vos envois en faible nombre, vous pouvez choisir de saisir manuellement jusqu’à 10 adresses destinataires :

Même focntionnement en Marketing Direct

Saisie manuelle des adresses destinataires – Etape 1  

Les différents champs à remplir constitueront le pavé adresse qui se positionne sur votre document principal. Certains champs sont obligatoires à la constitution d’un pavé adresses postal :

- Société ou nom,
- Adresse 1,
- CP
- Ville

Vous pouvez enrichir les informations du destinataire en renseignant les champs :

- Prénom,
- Adresse 2
- Complément d’adresse
- Pays (s’il ne s’agit pas de la France)

Pour que l’adresse de votre destinataire soit imprimée sur une page indépendant et non directement sur votre document principal, vous pouvez sélectionner l’option « Ajout d’une page porte adresse ».

Tant que votre commande n’est pas validée, vous pouvez ajouter de nouveaux destinataires ou modifier les informations des destinataires préalablement saisis, grâce au bouton « Saisir/Modifier ».
Un contrôle est effectué à chaque saisie de destinataire pour assurer que les champs obligatoires ont été remplis et que le code postal correspond aux normes postales françaises (5 chiffres). Un message vous avertit en cas d’erreur pour que vous puissiez compléter ou rectifier les informations saisies.

Info

Les champs, constituant le pavé adresse du destinataire, ne doivent pas dépasser 38 caractères.
Dans le fichier d’adresses .csv, les caractères en trop seront tronqués.
En saisie manuelle vous ne pouvez inscrire plus de 38 caractères.

 
   

Définition

Champ : un champ est une zone comportant une information saisie manuellement. Exemple : pour saisir manuellement l’adresse d’un destinataire, vous devez remplir tous les champs obligatoires qui le constituent (société, adresse, CP et ville)

   

Etape 2 : option d’envoi et d’affranchissement

Modèle d’envoi
Afin de faciliter vos envois réguliers et répétitifs, vous pouvez sélectionner à l’aide d’une liste déroulante un modèle d’envoi créé en amont par l’administrateur de votre compte.

Sélection d’un modèle d’envoi – Etape 2

Même fonctionnement en Marketing Direct.

En sélectionnant un modèle d’envoi, l’ensemble des options de l’écran est déjà défini et ne pourra être modifié.
C’est l’idéal pour gagner du temps sur l’envoi de vos courriers de gestion et de marketing direct !

Astuce

Selon les droits d’utilisation qui vous sont attribués, certaines options peuvent être ou non accessibles.
Exemple : accès à l’option N&B mais pas à l’option Couleur.

 

Délai de remise à La Poste
Selon l’objet de votre courrier de gestion ou de marketing direct (communication plus ou moins urgente) vous pouvez soit choisir une remise à La Poste le plus tôt possible soit planifier votre envoi en choisissant à l’aide d’un calendrier la date à laquelle vous prévoyez la remise à La Poste.
Vous pouvez planifier un envoi sur 1 an glissant (1 an à partir de la date à laquelle vous enregistrez votre commande).

Sélection du délai de réalisation de l’envoi – Etape 2

Même fonctionnement en Marketing Direct.

 

Info

Document Channel, s’engage à 98% à remettre à La Poste tous les envois correspondant à une commande passée avant 14h.

 

Choix de l’enveloppe postale
Trois types d’enveloppes vous sont proposés pour constituer votre pli :

- Enveloppe de format C6
- Enveloppe de format C5
- Enveloppe de format C4

Pour visualiser le type d’enveloppe proposé et connaître ses caractéristiques, il vous suffit de cliquer sur les enveloppes miniatures représentées à côté des noms d’enveloppes.
Pratique, vous savez en un coup d’œil, l’enveloppe qui correspond au mieux à votre envoi !

Même fonctionnement en Marketing Direct.
Sélection du type d’enveloppe – Etape 2  

 

Caractéristiques des enveloppes :
     

 

 

 

 

 

 

 

Définition

Pli : un pli postal correspond à une enveloppe contenant une ou plusieurs feuilles (document principal, annexes etc…). L’ensemble de ces éléments forme un pli qui sera acheminé par La Poste auprès d’un ou plusieurs destinataires.

 

Sélection de l’affranchissement
Selon le degré d’urgence auquel vous souhaitez que votre pli soit acheminé par La Poste auprès de vos destinataires, vous pouvez choisir entre la Lettre prioritaire et l’Ecopli économique.

Même fonctionnement en Marketing Direct.

Sélection de l’affranchissement – Etape 2  

 

Info

Document Channel mutualise chaque jour l’ensemble des plis qui arrive sur sa plateforme et provenant de multiples entreprises utilisatrices du portail de gestion documentaire Document Channel. Ainsi, quelque soit le volume que vous envoyez, nous vous faisons bénéficier automatiquement d’un tarif avantageux « Grand Compte toute France » pour l’ensemble de vos plis. Le délai d’acheminement indicatif est à J+1 pour 80% des envois (sauf Destineo qui est exclusivement réservé à vos envois de Marketing Direct et traité indépendamment des autres plis).

 

Lettre prioritaire :
La Lettre Prioritaire est un service d’envoi urgent (rapide). La Lettre Prioritaire est adaptée à la fois pour vos envois égrenés (envois de tous les jours) ou vos envois en volume.
Affranchissement Lettre prioritaire Grand Compte toute France :

- 0,475€ (pli < 35g)
- Délai d’acheminement indicatif : J+2 (80% des envois remis en J+1)

Ecopli économique :
L’Ecopli économique est le service non-prioritaire d’envois de correspondances. L’Ecopli économique est adaptée à la fois pour vos envois égrenés (envois de tous les jours) ou vos envois en volume.
Affranchissement Ecopli économique Grand Compte toute France :

- 0,425€ (pli < 35g)
- Délai d’acheminement indicatif : J+4

Recommandé :
Pour vos courriers de gestion uniquement (fonction « Envoi par courrier postal » de votre tableau de bord), vous préparez vos envois en 3 étapes via le portail Document Channel et le recommandé sera acheminé par voie postale auprès du destinataire.

Sélection de du type de recommandé – Etape 2
Uniquement pour les courriers de gestion

Le Recommandé 25%
La Lettre Recommandée 25% comprend l’impression, la mise sous pli et la remise à La Poste du recommandé.
Tarif de la « LR 25% » (au pli) :
Le tarif de la Lettre Recommandée 25% est composé du prix de la page d’impression courrier (selon le volume cumulé du mois) et du supplément au pli du recommandé  = Prix de la page à imprimer + supplément par pli de 0,65€ (1 à 1000 recommandés/mois) hors affranchissement

Info:

Document Channel a développé toute une gamme de recommandé électronique. La première offre actuellement disponible est le Recommandé 25%, suivront prochainement le Recommandé 50% et le Recommandé 100% électronique.

 

Le Recommandé 25% avec AR
Vous pouvez sélectionner un Accusé Réception, dont le feuillet, attestant la remise au destinataire, vous sera automatiquement envoyé. En cliquant sur Adresse Expéditeur, vous renseignez l’adresse expéditeur qui sera uniquement utilisée pour cet envoi. Vérifiez alors que votre adresse de retour (adresse expéditeur) est correcte pour que vous receviez ce feuillet. Par défaut l’ « Adresse Expéditeur » correspond à l’adresse de facturation du l’entreprise. Vous pouvez la changer et indiquer une autre adresse, sans pour autant changer l’adresse de facturation.

Recommandé 25% - Etape 2
Uniquement en Courrier de gestion

Un affranchissement spécialement dédié au Marketing Direct en ligne 
La Boutique du Marketing Direct en ligne et de la Communication vous permet de bénéficier du tarif Destineo Esprit Libre S1 pour l’envoi de vos mailings publicitaires. Dans le cadre de l’affranchissement Destineo, l’adresse expéditeur est directement indiquée sur l’enveloppe et correspond à l’adresse saisie dans votre compte Document Channel.

Sélection l’affranchissement Destineo – Etape 2
Uniquement en Marketing Direct

Destineo
Destineo est une gamme de solutions d’affranchissement réservée aux envois publicitaires adressés (message publicitaire, promotionnel ou de communication).
Le portail Document Channel propose l’affranchissement « Destineo Esprit Libre S1 » au tarif de :
- 0,33€ (pli < 35g)
- Délai d’acheminement indicatif : J+7

Astuce

Pour bénéficier de l’affranchissement Destineo Esprit Libre S1, certaines règles sont à respecter au niveau de votre pli :

- Votre fichier d’adresses doit comporter au minimum 400 adresses destinataires
- Epaisseur : 5mm (avec possibilité d’une surépaisseur localisée de 1,5mm)
- Dimensions : Minimum : 90*140 mm et Maximum : 162*235 mm, soit la possibilité d’utiliser uniquement des enveloppes C6 et C5
- Poids : jusqu’à 35g

D’autres critères concernant la rédaction de l’adresse ou le choix de la police de caractère doivent être également respectés pour bénéficier de ce tarif.

 

 

Info

La gamme d’affranchissement de Marketing Direct Destineo remplace depuis le 1er mars 2008 la gamme Postimpact.
Vous pouvez à tout moment simuler votre coût d’affranchissement en utilisant notre simulateur Document Channel, disponible sur www.document-channel.com
Pour en savoir plus sur les tarifs d’impressions et d’affranchissement, consultez l’annexe tarifaire de votre contrat.

   

Options d’impression
Les options d’impression, Couleur ou N&B et Recto ou Recto/Verso, sont appliquées à l’ensemble des documents composant le pli.

Exemple pour l’option liée à la Couleur et au N&B :
Votre pli se compose de :

- 1 document principal en couleur (2 feuilles)
- 1 pièce-jointe en N&B (1 feuille)

» Vous sélectionnez l’option « Couleur » en Etape 2 pour que votre document s’imprime en couleur
» Le tarif d’impression en couleur sera retenu pour les 3 feuilles ; le document principal et la pièce jointe.

Exemple pour l’option liée au Recto et Recto/Verso :
Votre pli se compose :

- 1 document principal de 2 feuilles
- 1 pièce-jointe de 1 feuille
- 1 pièce-jointe de 4 feuilles

» Vous sélectionnez l’option « Recto/Verso » en Etape 2 pour que l’ensemble de vos documents s’impriment en Recto/Verso
» Votre pli se composera alors de 4 pages : 1 page Recto/Verso (document principal), 1 page simple (première pièce-jointe) et de 2 pages Recto/Verso (2ème pièce-jointe).

Info:

Si l’option d’impression en Recto/verso a été sélectionnée elle s’appliquera à l’ensemble des documents du pli mais chaque document est traité individuellement.

 

Ajout de pièce-jointe
Les pièces-jointes ajoutées (3 maximum) sont positionnées dans l’enveloppe dans l’ordre de leur téléchargement. Elles seront placées à la suite de votre document principal.

Les pièces-jointes téléchargées se verront appliquées les options d’impressions préalablement
sélectionnées pour la totalité du pli (cf. « Options d’impressions » ci-dessus)

 

Etape 3 : Validation de votre envoi
L’Etape 3 vous permet de vérifier des informations que vous avez préalablement enregistrées ainsi que les caractéristiques de votre envoi avant de le valider définitivement :

La visualisation du BAT vous permet d’observer que l’emplacement du pavé adresse et l’enchainement des documents composants votre pli, sont correctement insérés. Vous pouvez le vérifier sur les 10 premières feuilles de votre pli.

Info

L'affichage des couleurs dans le BAT électronique peut être différent des couleurs imprimée.

Cette étape vous permet également de prendre connaissance d’une estimation budgétaire de votre envoi comprenant le coût de la prestation (HT) et celui de l’affranchissement (TTC). Cette estimation est le tarif maximum que vous pourriez payer. Le montant de votre facture finale peut-être inférieur à cette estimation budgétaire. En effet, grâce à la mutualisation des plis, Document Channel vous permet de bénéficier automatiquement de tarifs avantageux, tant en impression qu’en affranchissement.

 

 

Astuce

Vous souhaitez télécharger un autre document pour ce pli ou en changer les options ? Il vous suffit de cliquer sur « Etape précédente » pour revenir sur les écrans de l’Etape 2 ou de l’Etape 1.

   

Confirmation
Votre envoi est à présent enregistré et prêt à être imprimé, mis sous pli et expédié dans les conditions souhaitées.

 

Votre numéro de commande vous permet de suivre
votre envoi (traité, en cours…) dans votre reporting.

ADMINISTRER VOTRE COMPTE DOCUMENT CHANNEL
Accès à l’administration client

A partir de votre Espace client, vous accédez à la rubrique « Administration client », qui est un espace réservé et accessible uniquement à l’administrateur client ou aux personnes habilitées.
Vous y retrouvez l’ensemble des éléments possibles à paramétrer pour votre compte.

Espace Client -
Accès à l’espace Administration

Renseignement des informations de son compte
La première partie permet de renseigner les coordonnées du compte. Certaines informations sont obligatoirement à renseigner (celles marquées par un *).
Vous pouvez renseigner par ailleurs une adresse de facturation différente de celle du compte.

 

Paramétrages du compte

1- Plan de classement :
  prochainement disponible

2- Création et modification des groupes utilisateurs (c'est-à-dire des groupes liés aux droits d’utilisation)

Vous êtes administrateur et créez d’abord les groupes en fonction des droits d’utilisation que vous souhaitez leur affecter.

Un groupe pourra rassembler plusieurs utilisateurs ayant les mêmes droits d’utilisation.

Saisir le nom du groupe à créer.
Affecter ensuite par nature de prestation les droits de ce groupe.

Pour chaque nature de prestations, ouvrez l’accès en cochant la case « fonction accessible à partir du tableau de bord » et attribuez ensuite les droits liés à cette fonction, le tableau de bord des utilisateurs faisant partis de ce groupe sera personnalisé automatiquement selon les autorisations données.
De la même manière, les écrans de commande de chaque nature de prestation, accessibles à partir de ce tableau de bord, ne contiendront que les options autorisées.
Pour enregistrer les droits du groupe créés, cliquez sur valider. Ces droits sont alors modifiables en sélectionnant le groupe dans l’accueil « Administration client » et en cliquant sur « Modifier ».

 

 

Attention

Si vous désactivez un groupe, celui-ci ne pourra pas être réactivé par la suite. Il faudra en créer un nouveau. La fonction désactiver sert en fait de fonction de suppression et elle est définitive. Cependant, la désactivation d’un groupe ou d’un utilisateur permet de ne pas supprimer pas l’historique des envois passés qui sont conservés et toujours visible dans le reporting.

 

3- Création et modification des utilisateurs

A partir de l’accueil Administration client, vous créez chaque utilisateur.

 

Données personnelles
Pour chacun utilisateur déclaré, vous renseignez les coordonnées principales et en particulier l’e-mail. Ces informations permettent de personnaliser l’espace de chaque utilisateur et d’envoyer automatiquement les codes d’accès générés par e-mail.
Vous associez ensuite l’utilisateur à un groupe. Cette affectation au groupe affecte les droits d’utilisation précédemment créés pour le groupe à cet utilisateur en particulier.

 

 

Administrateur de groupe
La case « Administrateur de groupe » peut être cochée et permet de donner à l’utilisateur la fonction d’administrateur du groupe. Dans ce cas, l’utilisateur disposera alors, en plus des droits du groupe, la possibilité de voir le reporting de consommation de l’ensemble du groupe et de chaque utilisateur de son groupe.

 

 

Maîtrise budgétaire
Vous pouvez définir pour chaque utilisateur, un montant des consommations autorisées par mois. Cette limitation n’est cependant pas obligatoire.
Si vous avez indiquez un montant et dès lors que ce budget, compte tenu des commandes déjà passées, est atteint l’utilisateur ne peut plus commander. Ce montant est révisable en permanence par vos soins si nécessaire pour débloquer le passage d’une commande.

 

 

Identification 
Vous devez créer le code identifiant de l’utilisateur et le re-saisir pour confirmer.
Chaque utilisateur créé reçoit automatiquement par e-mail ses codes d’accès et son mot de passe. Il peut alors se rendre, à son tour, dans l’espace client du site Document Channel. Il accède directement à son tableau de bord personnalisé reprenant ses droits d’utilisation.

 

 

Attention

Pour l’envoi par courrier postal (courrier de gestion et marketing direct), ce montant correspond au montant des prestations autorisées à être consommées et également le montant d’affranchissement correspondant. Il est donc important d’estimer ces deux éléments en amont avant d’indiquer un budget.

En cas de perte ou d’oubli du mot de passe. Vous pouvez en tant qu’administrateur, générer un nouveau mot de passe pour l’utilisateur. Pour cela, vous saisissez et confirmez son identifiant et cliquez sur le bouton Mot de passe. Un nouveau mot de passe sera généré et automatiquement envoyé par e-mail à l’utilisateur.

 

 

VOTRE REPORTING DOCUMENT CHANNEL
Accès au reporting

Vous accédez directement à partir de votre tableau de bord ou de votre espace client à l’espace Reporting, Suivi et Facturation.

Votre nom d’utilisateur et groupe est déjà renseigné lors de votre connexion.
En tant qu’administrateur de groupe, vous pouvez aussi sélectionner tous ou un des utilisateurs de votre groupe pour visualiser leur consommation.

 

La partie gauche de l’écran vous donne accès au suivi des consommations en temps réel et selon la nature des prestations commandées.

 

A droite, vous accédez à la liste des factures et aux relevés de facturation associés.

 

Détail des consommations par nature de prestation

En cliquant sur vous découvrez le détail pour chaque nature de prestation. Par exemple ici, vous affichez le détail de « Envoi par courrier postal »

Limité à : indique le montant de consommation fixée comme budget par nature de prestation.
Cette limitation est fixée par l’administrateur et ne peut pas être dépassée.

 

Attention

Ce budget « limité à » comprend pour les envois par courrier postal : la prestation et l’affranchissement.

 

Consommation mois en cours : indique les montants des consommations prestations et affranchissement du mois en cours selon l’ensemble des commandes passées et enregistrées qu’elles soient en cours de traitement ou déjà traitées.

Attention

Le montant d’affranchissement est un montant estimé au plus haut. Celui-ci sera au réel sur la facture et inférieur
ou égal au montant estimé dans le reporting.

 

Volume mois en cours par état : indique les volumes de plis correspondants aux consommations du mois en cours au total et par état de traitement.
En cours signifie en cours de production.
Traités correspond à remis à La Poste.

Montant moyen à la page du mois : est un calcul du rapport entre le montant de la prestation et le volume en nombre de pages du mois. Ce calcul est identique pour l’affranchissement rapporté au nombre de pages.

Cumul conso annuel : indique les montants des consommations prestations et affranchissement réalisées depuis le début de l’année (année civile).

Cumul volume annuel : indique les volumes de plis correspondants aux consommations prestations et affranchissement réalisées depuis le début de l’année (année civile).

Détail des consommations par commande
En cliquant sur « Détail par date et commande » vous découvrez l’ensemble des commandes passées depuis 12 mois par ordre décroissant (de la commande la plus récente à la plus ancienne) :

Attention

La sélection de l’utilisateur se fait dans l’écran précédant. Au niveau du détail, il n’est pas possible de sélectionner un autre utilisateur.
Si vous êtes administrateur de groupe et que vous pouvez accéder au détail des commandes d’un autre utilisateur que vous-même, retournez sur l’écran précédant par le bouton « Retour au reporting global »
et sélectionner un autre utilisateur dans la liste. Vous retournez ensuite dans le détail des commandes.

 
     

Vous pouvez délimiter une période de recherche pour afficher uniquement les commandes de la période concernée. Sélectionnez la date de début de période et/ou la date de fin grâce à un calendrier. Lancer la recherche pour que la liste des commandes s’affiche selon la période sélectionnée. Si votre date de début est vide, les commandes seront prises en compte depuis le début de l’historique. Si votre date de fin est laissée vide, les commandes s’afficheront jusqu’au jour de la sélection.

Les colonnes Commande et Total, vous permettent de trier la colonne par ordre croissant ou décroissant selon le N° de commandes et/ou le Total
En cliquant sur Récapitulatif, vous affichez le contenu des options, documents et devis relatifs à la commande.
   
Accéder à la liste des dernières factures, vous permet de voir et télécharger vos factures sur les 12 derniers mois et d’accéder et télécharger le relevé de facturation associé. Celui-ci vous permet de disposer du détail de chaque facture, par groupe d’utilisateurs, utilisateur, nature de prestation et options.